Voorwaarden inschrijving Smart Mobility Challenge 2017

Er zijn twee belangrijke rollen voor elke inschrijving
1. Opdrachtgever: Een partij die een vraag heeft gesteld op het gebied van Smart Mobility, en die de realisatie van een oplossing kan begeleiden en gebruiken voor de doelstellingen van de eigen organisatie.
2. Leverancier: Een partij die een oplossing kan bieden voor een gestelde vraag, en deze kan realiseren tijdens een pilot.
Inschrijvingen staan open voor leveranciers uit heel Nederland, en in principe voor leveranciers uit heel de EU.
De leverancier en opdrachtgever mogen niet dezelfde partij zijn.
De voertaal voor de inschrijving is Nederlands.
De inschrijving gebeurt digitaal via het daarvoor opgestelde inschrijfformulier op de website. De inschrijving moet uiterlijk 30 juni voor 18:00 zijn ingediend.
De oplossing moet aansluiten bij een van de vragen van de opdrachtgevers, of bij een wildcard een eigen opdrachtgever.
De indienende partij verklaart:
1. Verantwoordelijkheid te dragen om de voorgestelde oplossing te realiseren in een pilot op basis van het prijzengeld, indien de prijs wordt gewonnen. De pilot moet worden uitgevoerd in de periode november 2017 – juli 2018.
2. Verkeert op het moment van indiening niet in staat van faillissement, liquidatie, surseance van betaling of een vergelijkbare toestand
3. Heeft een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten of is bereid een dergelijke verzekering af te sluiten wanneer zij de prijsvraag wint.
Indien een groep leveranciers gezamenlijk een voorstel wil indienen dient er één als penvoerder op te treden. De penvoerder dient de partij te zijn die de hoofdinspanning levert. In de algemene omschrijving kan men aangeven met welke andere partijen men samenwerkt.
Eén leverancier mag meerdere voorstellen indienen, maar hij mag maximaal één per opdrachtgever indienen.
Eén partij kan slechts één prijs winnen. Dat geldt zowel aan de opdrachtgeverskant als de leverancierskant.
De oplossing moet kort worden omschreven via de daarvoor beschikbaar gestelde digitale inschrijfvelden, en kan verder worden toegelicht in een digitaal document in pdf vorm van maximaal 5 A4 ondersteund met plaatjes en/of een of twee video’s.
De oplossing moet gebruik maken van een of meer open data bronnen. Hieronder vallen in elk geval de databases die ontsloten zijn via de Dataportaal van de Nederlandse Overheid met meer dan 10.000 datasets. Andere bronnen zijn RDW, NDW, CBS of meer lokale bronnen zoals die van de Gemeente Utrecht, Gemeente Amersfoort of data bronnen van andere overheden die online zijn ontsloten.
Het mogen ook databronnen zijn die op dit moment nog niet open zijn, maar op het moment van uitvoering als open databronnen beschikbaar komen.
De indiener dient de bronnen die hij minimaal denkt te gaan gebruiken te benoemen. Hij mag ook aangeven welke bronnen hij aanvullend of optioneel wil verkennen. Wij stimuleren ook dat aanvullende databronnen worden ingezet, of zelfs ontsloten als open data.
De oplossing moet een raakvlak hebben met het domein mobiliteit.
De belangrijkste criteria voor beoordeling van de inzending zijn:
1. Algemene beschrijving oplossing;
2. Maatschappelijke relevantie;
3. Bijdrage aan de business case voor de opdrachtgever;
4. Gebruik van open data;
5. Innovatief karakter, technische werking en schaalbaarheid van de oplossing.
Deze onderdelen tellen alle vijf evenredig mee.
De oplossing:
1. heeft niet eerder overheidsmiddelen ontvangen voor de applicatie-onderdelen die ontwikkeld worden in het kader van deze prijsvraag;
2. heeft geen negatieve effecten zoals hogere belasting van het milieu (waaronder luchtkwaliteit en geluidsoverlast) of verkeersonveiligheid of schade;
3. is toegestaan volgens de geldende wetgeving en voldoet aan de privacyregels.
Een wildcard moet voldoen aan de volgende randvoorwaarden:
1. De opdrachtgever moet gevestigd zijn in de regio Utrecht, Hilversum.
2. De vraag moet een mobiliteitscomponent in zich hebben.
3. De opdrachtgever moet bereid zijn de uitvoering van de pilot te gebruiken en de resultaten te evalueren.
Een kandidaat moet bereid zijn vragen van de organisatie of van de opdrachtgever over de oplossing te beantwoorden. Dit kan zijn voor de sluitingsdatum voor de inschrijving, of voor de eerste jurysessie begin september 2017.
Het prijzengeld van maximaal €40.000 ex. btw wordt alleen uitgekeerd ter vergoeding van werkzaamheden aan de voorgestelde oplossing bij de opdrachtgever. Het geld mag niet besteed worden voor andere doelen.
De definitieve toekenning van de prijs geschiedt nadat de contractuele verplichtingen zijn vastgelegd in een contract tussen de leverancier en de Economic Board Utrecht/Provincie Utrecht die door beide partijen rechtsgeldig zijn ondertekend. Indien partijen hier in goed overleg niet komen tot een rechtsgeldig contract heeft de EBU het recht de prijzengeld niet toe te kennen. In het contract wordt in elk geval vastgelegd: de betalingstermijnen. Een laatste termijn van 10% wordt pas uitbetaald zodra de Provincie Utrecht en het Ministerie van Economische Zaken de toekenning ten behoeve van het project definitief heeft vastgesteld.
Een partij die zich inschrijft garandeert dat hij/zij het intellectueel eigendom bezit op alle ingediende materiaal. Hij behoudt ook zijn intellectueel eigendom op het ingediende voorstel. Wel geeft hij de organisatie toestemming het ingediende materiaal en de presentatie als genomineerde te gebruiken voor promotiedoeleinden tijdens de Smart Mobility Challenge 2017, of ten behoeve van communicatie van Mobility Monday en de organiserende partners Economic Board Utrecht, Provincie Utrecht en Ministerie van Economische zaken rond de onderwerpen Open Data en Smart Mobility.
In de periode 7 juli tot en met 25 augustus kan een vragensteller vragen om aanvullende toelichting op een voorstel. Deze toelichting wordt meegenomen in de uiteindelijke beoordeling door de jury. Ook partijen die via een wildcard een voorstel hebben ingediend mogen nog een aanvulling van maximaal 1 A4 indienen op hun oorspronkelijk voorstel. Deze aanvulling moet uiterlijk 25 augustus worden ingediend.
Indien een voorstel onvoldoende aansluit bij de mogelijkheden of behoeften van een vragensteller, en daarmee niet interessant zijn als pilot, dan kan een inzending niet worden genomineerd.
Medio september zal de jury 5 tot 6 genomineerden bekend maken. Als een kandidaat wordt genomineerd dan moet deze bereid zijn het voorstel te presenteren tijdens een jury sessie tijdens de finale. De finale staat gepland voor 12 oktober tijdens het EBU Get Connected Jaarcongres.
Na de presentaties zal de jury de twee winnaars bekend maken.
Het niet voldoen aan een van de voorwaarden van de challenge kan een reden zijn tot uitsluiting van de inschrijving.
Alle beslissingen rond acceptatie van een inschrijving, nominaties en keuze van de winnaars door de jury en organisaties zijn bindend.
De organisatie behoudt zich het recht voor de voorwaarden tussentijds aan te passen. Aanpassingen zullen gecommuniceerd worden via de website.
Daar waar deze randvoorwaarden ontoereikend zijn, is het oordeel van de organisatie beslissend en bindend.
Door het indienen van de stukken voor deelname verklaart de deelnemer volledig kennis te hebben genomen van en akkoord te zijn met de voorschriften en voorwaarden.

Initiatief