Hieronder wordt stapsgewijs beschreven hoe de inschrijving, jurering en toekenning plaatsvindt.
Inschrijving (15 mei – 30 juni)
Vanaf 15 mei is de inschrijving van de Smart Mobility Challenge 2017 geopend. Inschrijving vindt plaats via de website via het daarvoor bestemde formulier. Elke inschrijver ontvangt een digitale ontvangstbevestiging, na controle zal een inschrijving ook gepubliceerd worden op de website. Tot 30 juni 18:00 is het mogelijk om voorstellen in te dienen. Een compleet overzicht van de inschrijfvoorwaarden kan men op de website vinden.
Informatie sessies – door organisatie (15 mei – 30 juni)
Tijdens de inschrijfperiode is het mogelijk aanvullende informatie te verkrijgen tijdens twee informatiesessies. De eerste informatiesessie is op 15 mei en vindt plaats bij UtrechtInc. De tweede informatiesessie is 7 juni, bij UtrechtInc. Tijdens de informatiesessies worden de open vragen van de opdrachtgevers toegelicht en krijgt men de kans om vragen te stellen.
Screening inschrijving – door organisatie (15 mei – 7 juli)
Het inschrijfformulier borgt dat we over alle benodigde gegevens beschikken van alle kandidaten en dat alle verplichte velden zijn ingevuld.
De inschrijvingen worden bij binnenkomst gescreend in hoeverre ze voldoen aan de randvoorwaarden (mobiliteitscomponent, open data gebruik, maatschappelijke relevantie, aansluiting bij opdrachtgever en business case, en innovatief karakter).
Indien een voorstel volledig buiten context is zal deze worden verworpen. Indien er op deelpunten de inschrijving een gebrekkige aansluiting is wordt de inschrijver geadviseerd over de manco’s en wordt hij in staat gesteld aanvullingen aan te leveren.
Tot de sluiting van inschrijving kan een kandidaat nog aanvullingen aanleveren.
Bij sluiting van de inschrijving worden alle definitieve versies nog eens gecontroleerd op geldigheid qua randvoorwaarden.
Toetsing inschrijving – door opdrachtgevers (7 juli – 25 augustus)
De vragensteller krijgt alle inschrijvingen te zien op zijn vraagstuk. Hij beoordeelt ze op aansluiting en haalbaarheid op zijn vraag. Hij kan de inschrijver verzoeken om aanvullende informatie en kan ook additionele informatie verstrekken met het verzoek om het voorstel te verfijnen.
De opdrachtgever moet de organisatie voorzien van alle aanvullende informatie van hemzelf en de leverancier per inschrijving.
Indien er meerdere inschrijvingen zijn op een vraag wordt de opdrachtgever gevraagd hier een prioritering in aan te brengen. Bij voldoende inschrijvingen wordt alleen de top één of twee kandidaten meegenomen als nominatie kandidaat.
Indien een opdrachtgever een voorstel ongeschikt acht voor inzet in zijn organisatie dan wordt de betreffende inschrijving verworpen en kan deze niet worden genomineerd.
Indien een inzending als wildcard is ingediend, dan krijgt de indiener de kans om maximaal 1 A4 aan aanvullende informatie in te dienen, voor 25 augustus 2017. Alle wildcards die voldoen aan de randvoorwaarden worden meegenomen in de jury selectie voor de nominaties.
1e jury ronde: nominaties (medio september)
In de tweede week van september wordt tijdens de eerste jurybijeenkomst een selectie gemaakt van 4 tot 6 genomineerden. De jury krijgt vooraf de beschikking over alle goedgekeurde inzendingen en aanvullende informatie die is ingediend voor 25 augustus. Verder ontvangt zij een advies of prioritering van elke vragensteller ten aanzien van de ingediende voorstellen.
De finale beslissing van de winnaars wordt genomen na een eindpresentatie door alle genomineerden. De jury kan bij elke genomineerde aangeven welke punten zij sterk vindt in het voorstel en de punten waar men nog aan kan werken tijdens de presentatie. Dit wordt ondersteund door een vragen die men mag beantwoorden in de presentatie.
2e jury ronde: presentaties genomineerden en bekendmaking winnaars (12 oktober)
Deze vindt plaats op 12 oktober tijdens het EBU Get Connected Jaarcongres.
Tijdens een speciale sessie krijgt elk genomineerde 5 minuten om te presenteren aan de jury en 5 minuten om vragen te beantwoorden door de jury. De vragen zijn deels vooraf gesteld maar kunnen ook ter plekke worden aangevuld.
Na afloop van alle presentaties komt de jury bij elkaar en worden de twee winnaars bepaald. De twee winnaars worden later die dag bekendgemaakt. Deze ontvangen allebei een symbolische cheque van €40.000.
Toetsing uitvoering
Vanuit de EBU worden de afspraken geformaliseerd met de winnaars in een opdrachtbevestiging met de Provincie Utrecht. Daar wordt ook vastgelegd aan welke criteria moet worden voldaan om het prijzengeld uit te keren en worden de betalingstermijnen vastgelegd. De uitvoering dient plaats te vinden tussen november 2017 en juli 2018.
